SPISOVÝ Ř+D LESK- L-KAŘSK- KOMORY
Základní ustanovení
§ 1
(1) Tento spisový řád Leské lékařské komory ( dále
jen "spisový řád") upravuje postup při manipulaci s písemnostmi
u Leské lékařské komory (dále jen "komora").
(2) Písemnostmi se pro účely tohoto spisového
řádu rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy,
které došly komoře nebo vzešly z její činnosti. Písemnostmi
jsou například:
- spisy a jejich evidenční pomůcky,
- podání členů komory a jiných fyzických a právnických
osob,
- řády, osvědčení a závazná stanoviska komory,
- dokumenty z jednání orgánů komory a orgánů
okresních sdružení lékařů (dále jen "okresní sdružení"),
- dokumenty z voleb orgánů komory a orgánů okresních
sdružení,
- seznam členů komory a seznamy členů okresních sdružení,
- statistické výkazy, nákresy, fotografie, mikrofilmy, plány,
technická a stavební dokumentace, počítačové sestavy,
- publikace vydávané komorou.
(3) Manipulací s písemnostmi se pro účely
tohoto spisového řádu rozumí přijímání, evidence, oběh,
vyhotovování, odesílání a ukládání písemností.
(4) Pokud je součástí písemností zdravotnická
dokumentace nebo pokud písemnosti samotné obsahují skutečnosti,
které jsou kryty povinnou mlčenlivostí ve smyslu ustanovení
§ 55, odst 2, písm. d) zákona č. 20/1966 Sb.,
musí být takové písemnosti chráněny před únikem dat a před
jejich zneužitím.
§ 2
(1) Manipulace s písemnostmi musí být vedena
jednotně, racionálně a musí umožňovat úplnou a přesnou
evidenci a přehled o písemnostech a získání
souhrnných a úplných informací a podkladů potřebných pro
činnost komory, popř. jiných orgánů a organizací.
(2) Řádnou manipulaci s písemnostmi zabezpečují
v rámci své působnosti
- kancelář komory,
- kanceláře okresních sdružení,
které plní úkoly spisovny.
(3) U okresního sdružení, které nemá zřízenou
kancelář, zabezpečuje řádnou manipulaci s písemnostmi představenstvo
tohoto okresního sdružení.
§ 3
Evidence písemností
(1) Všechny písemnosti, které došly komoře nebo
vzešly z její činnosti musí být evidovány v centrální
spisové evidenci. Centrální spisovou evidenci vedou kancelář
komory a kanceláře okresních sdružení.
(2) Centrální spisová evidence je vedena manuálně
základními evidenčními pomůckami spisové služby nebo
automatizovaně pomocí výpočetní techniky.
(3) Základními evidenčními pomůckami spisové služby
jsou
- podací deník,
- doručovací kniha,
- rejstříky.
(4) Zápisy do základních evidenčních pomůcek se
provádějí čitelně trvalým způsobem (např. inkoustovým
perem). Chybný zápis se přeškrtne tak, aby zůstal čitelný.
Oprava zápisu se opatří datem, jménem, příjmením a podpisem
toho, kdo opravu provedl.
(5) Písemnosti se zapisují v centrální
spisové evidenci do podacího deníku v chronologicko-numerickém
pořádku. Pokud se při zapisování používají zkratky,
jejich seznam a vysvětlivky jsou nedílnou součástí podacího
deníku.
§ 4
Podací deník, doručovací kniha, rejstříky
(1) Podací deník je vázaná kniha. V záhlaví podacího
deníku je uveden název kanceláře komory nebo kanceláře okresního
sdružení a rok, ve kterém je používán. Podací deník
obsahuje tyto údaje:
- číslo jednací,
- datum doručení nebo vzniku písemností,
- jméno a příjmení nebo název (obchodní jméno) odesílatele,jeho
číslo jednací a datum vyhotovení písemnosti,
- stručný obsah písemnosti (věc),
- předchozí číslo jednací téže věci včetně příloh,
- příjmení vyřizujícího (zpracovatele),
- způsob vyřízení písemností,
- den odeslání odpovědi (vyřízení),
- skartační znak a skartační lhůtu (vyřazovací znak a
uschovací lhůta),
- záznam o vyřazení.
(2) Líslo jednací tvoří pořadové číslo zápisu
v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím kalendářního
roku. Došlá písemnost (podání) a její vyřízení se eviduje
pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy
vyřizuje jen jedna věc. Líselná řada v podacím deníku začíná
vždy 1. ledna od čísla 1 a končí 31. prosince. Zbývající
prázdné kolonky pod posledním zápisem se do konce stránky
proškrtnou a opatří tímto zápisem "Uzavřeno dne 31.12. číslem
jednacím ......." a jménem, příjmením a podpisem
k tomu pověřené osoby.
(3) V doručovací knize se vyznačí předávané
písemnosti. Jejich převzetí potvrdí přebírající svým
podpisem s uvedením data převzetí.
(4) Rejstříky se vedou pouze v případě,
kdy předpokládaný počet čísel jednacích v jednom kalendářním
roce překročí 1000. Rejstříky se člení na jmenné, místní
a věcné. Konkrétní druh vedeného rejstříku se určí
podle toho, pro který z nich bude obsahové naplnění.
(5) Jmenný rejstřík je členěn abecedně podle příjmení
fyzických osob nebo názvu (obchodního jména) právnických osob;
u fyzických osob se uvádí též adresa jejich trvalého
pobytu a u právnických osob jejich sídlo. Místní rejstřík
je členěn podle obcí. Do věcného rejstříku se zapisují
údaje všeobecného charakteru, které nelze zařadit do jmenného
nebo místního rejstříku.
§ 5
Příjem písemností
(1) Písemnosti se přijímají zpravidla v kanceláři
komory a v kancelářích okresních sdružení. Dojde-li k příjmu
písemností mimo kancelář komory nebo kancelář okresního sdružení,
je třeba neprodleně předat písemnost k zaevidování v centrální
spisové evidenci; obdobně se postupuje při převzetí podání
učiněného telefaxem.
(2) Písemnosti soukromého charakteru, tj. ty, u nichž
je na prvním místě uvedeno jméno a příjmení adresáta, se předávají
adresátovi neotevřené. Tyto písemnosti se opatří podacím
razítkem na obálce. Pokud se ukáže, že písemnost nemá
soukromý charakter, je adresát povinen zabezpečit její zaevidování
v centrální spisové evidenci.
(3) Všechny došlé písemnosti, včetně těch, které
se neotevírají a nezapisují do centrální spisové
evidence, musí být opatřeny podacím razítkem v den, kdy
byly doručeny. Písemnosti se zaevidují v podacím deníku
a vyplní se otisk podacího razítka; písemnosti se zapíší
i do příslušného rejstříku, pokud je veden.
Došlé telegramy, telefaxy a elektronicky přijímané
písemnosti se evidují jako ostatní písemnosti s tím,
že se opatří časovým údajem o doručení a předají
se bez zbytečného odkladu zpracovateli. Podání na telefaxových
papírech se okopíruje a ve spisu se uloží jako
kopie ověřená zpracovatelem.
(4) Otisk podacího razítka obsahuje název komory
nebo okresního sdružení, datum doručení, číslo jednací a počet
příloh.
(5) Hromadná podání v téže věci, např. hlášení
nebo zprávy, se opatří otiskem podacího razítka. Shromažďují
se ve sběrném archu, který je označen původním jednacím
číslem, pod nímž bylo hromadné podání vyžádáno. Tiskopis sběrného
archu připraví zpracovatel, který jej také připojí k spisu.
(6) Před zápisem nové písemnosti do podacího deníku
se ověří, zda již v téže věci není evidována jiná
písemnost. Pokud již v téže věci je evidována písemnost,
tato se připojí k nové písemnosti a u otisku podacího
razítka nové písemnosti se poznamená číslo jednací této
předchozí písemnosti. Předchozí číslo jednací se poznamená
též v podacím deníku. U čísla jednacího písemnosti, která
se připojuje k nové písemnosti je třeba poznamenat číslo
jednací této nové písemnosti, u níž bude uložena.
§ 6
Oběh písemností
(1) Písemnost zapsanou do podacího deníku převezme
k vyřízení zpracovatel oproti podpisu v podacím deníku.
(2) Obálka se ponechává jako součást spisu v těchto
případech:
- není-li na písemnosti datum nebo rozchází-li se výrazně
datum na písemnosti s datem pošty na obálce
- není-li písemnost podepsána (anonymní podání), a to
i v případě, že je na písemnosti uvedeno jméno a příjmení
nebo název a adresa odesílatele,
- má-li datum na obálce písemnosti význam z právního
hlediska, např. pro posouzení dodržení lhůt,
- u zásilek, zaslaných na doručenku,
- je-li podací razítko otištěno pouze na obálce
- u stížností.
§ 7
Vyřizování písemností
(1) Písemnosti zaevidované v centrální spisové
evidenci se předávají k vyřízení příslušnému
pracovníku kanceláře a nebo příslušnému orgánu komory
nebo okresního sdružení. Po vrácení vyřízené písemnosti se jméno
zpracovatele a způsob vyřízení písemnosti zapíše do podacího
deníku. Poté se vyřízená písemnost s přílohami uloží.
(2) Písemnosti týkající se téže věci tvoří
spis. Při vyřizování písemností se dále spojují všechny
spisy, které se týkají téže věci. Takový spis obsahuje více
čísel jednacích a po vyřízení celé věci se již
nerozděluje, ale ukládá se pod nejvyšším číslem jednacím.
Návaznost připojovaných spisů se vyznačuje na spisech vedle
podacího razítka a v podacím deníku.
(3) Odpověď na došlou písemnost se eviduje, vyřizuje
a odesílá pod číslem jednacím této došlé písemnosti.
Koncept odpovědi lze napsat též ručně, ale k došlé písemnosti
se vždy připojuje jedno vyhotovení čistopisu odpovědi (vyřízení).
(4) Vyřídí-li zpracovatel písemnost ústně, tj.
osobně nebo telefonicky, učiní o tom záznam na písemnosti.
Pro centrální spisovou evidenci připojí pokyn "Založ",
datum a podpis. Při převzetí písemnosti na vědomí napíše
zpracovatel pod podací razítko "Vzato na vědomí. Založ"
a připojí svůj podpis s pokynem k uložení písemnosti.
(5) Vzniká-li spis z vlastní iniciativy komory,
tzv. vlastní spis, vyžádá si zpracovatel pro tento spis číslo
jednací v centrální spisové evidenci a současně sdělí
jeho výstižný obsah, který se zapíše do podacího deníku.
(6) Přílohy nebo vyjádření písemnosti musí být
označeny číslem jednacím této písemnosti (např. "K č.j.
826/97").
§ 8
-prava a podepisování písemností
(1) Komora používá dopisní papíry a obálky
se záhlavím.
(2) Podepisování písemností se řídí řády
komory. Na písemnosti musí být vždy uvedeno jméno, příjmení a
funkce podepisujícího.
(3) Stejnopis písemností musí mít stejné náležitosti
jako originál. Za dodržení této podmínky odpovídá zpracovatel.
§ 9
Užívání razítek
(1) Pro používání razítek se státním znakem
platí zvláštní předpisy.
(2) Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují
evidenčními čísly. Evidenční číslo razítka musí být na
jeho otisku čitelné.
(3) Evidenci razítek vedou kancelář komory a kanceláře
okresních sdružení. Evidence razítek musí obsahovat otisky razítek
s uvedením jména, příjmení, funkce a podpisu pracovníků,
kteří razítka převzali a užívají.
(4) Každá ztráta razítka musí být oznámena
kanceláři komory. Kancelář komory uveřejní oznámení o ztrátě
razítka ve věstníku komory.
§ 10
Odesílání písemností
(1) Písemnosti se odesílají :
- poštou (listovní zásilky obyčejné, doporučené, do vlastních
rukou),
- kurýrní službou,
- telekomunikačními prostředky (telefaxem, dálnopisem,
telegramem),
- elektronickou poštou
(2) Do vlastních rukou se odesílají písemnosti,
u nichž je třeba ověřit doručení. Doručenka se po vrácení
připojí k spisu.
§ 11
Ukládání písemností
(1) Zpracovatel je povinen odevzdat vyřízenou písemnost
kanceláři komory nebo kanceláři okresního sdružení k uložení.
V podacím deníku se vyznačí, jak byl spis vyřízen a komu
byl čistopis zaslán. U písemnosti, která byla spoluvyřízena
jinou písemností, zaznamená se v podacím deníku
"Spoluvyřízen č.j. ....". Písemnosti se ukládají
podle spisového znaku; před uložením se provede kontrola
jejich úplnosti. Při ukládání písemností je třeba dodržovat
následující pořadí:
- podání s přílohami,
- vyjádření, záznamy, podklady apod.,
- koncept nebo stejnopis vyřízení, označený datem předání
k odeslání.
Lásti spisu se ukládají chronologicky od písemnosti
nejstarší po písemnost nejmladší, která je uložena nahoře.
(2) Písemnosti se ukládají podle věcných
hledisek. Jedna ukládací jednotka (balík, pořadač, fascikl, kartón)
slouží pouze pro jeden spisový ukládací znak a jeden kalendářní
rok. Spisy týkající se řízení podle zákona LNR č. 220/1991
Sb., o Leské lékařské komoře, Leské stomatologické komoře
a Leské lékárnické komoře, ve znění pozdějších předpisů,
se ukládají v kanceláři komory nebo v kanceláři
okresního sdružení podle toho, zda věc vyřizoval v prvním
stupni orgán komory nebo orgán okresního sdružení.
(3) Uložený spis může být zapůjčen na žádanku,
která se po dobu zápůjčky založí na místo spisu. O zapůjčených
spisech se vede zvláštní evidence.
(4) Písemnost zaevidovaná v centrální spisové
evidenci nesmí být zničena bez provedení skartačního řízení
podle zvláštních předpisů.
§ 11a
Archivace a skartace spisových dokumentů
Komory.
(1) Komora trvale archivuje tyto písemnosti:
- zápisy a usnesení sjezdů v písemné podobě,
- zápisy a usnesení okresních shromáždění v písemné
podobě,
- zvukový záznam konání sjezdů,
- zápisy představenstva Komory a zápisy představenstev
okresních sdružení,
- zápisy Lestné rady Komory a zápisy čestných rad
okresních sdružení,
- zápisy Revizní komise Komory a zápisy revizních komisí
okresních sdružení,
- zápisy Vědecké rady Komory,
- zápisy (nálezy) z jednání podle předpisu č. 13
LLK - Odborné posudky Vědecké rady,
- zápisy z ústřední a územních znaleckých komisí,
- zápisy podle předpisu č. 14 LLK - Rytíř/Rytířka a
Kniha cti,
- disciplinární spisy a veškerá spisová dokumentace
disciplinárních podnětů a stížností,
- seznamy členů vedené v ústředí Komory,
- registry členů vedené v okresních sdruženích,
- věstníky LLK s vydanými stavovskými předpisy a závaznými
stanovisky,
- dokumentace o udělených a neudělených licencích,
- zápisy z voleb do orgánů Komory a okresních sdružení,
- schválené roční rozpočty Komory a okresních sdružení,
- zprávy o hospodaření Komory a okresních sdružení.
(2) Komora archivuje:
- ekonomicko - účetní podklady podle platných daňových a účetních
předpisů,
- další písemnosti a doklady, pokud jejich archivace vyplývá
z jiných obecně závazných právních předpisů.
Všechny ostatní písemnosti archivuje Komora nejméně
po dobu pěti let.
Závěrečná ustanovení
§ 12
Manipulace s písemnostmi stanovená zvláštními
předpisy není tímto spisovým řádem dotčena.
§ 13
-činnost
Tento stavovský předpis č. 15 - Spisový řád
Leské lékařské komory nabývá účinnosti dnem 20.
11. 2001. |